Come organizzare un evento e promuoverlo online e offline

Intro: La promozione di un evento aziendale è una delle fasi più delicate dell’organizzazione. Integrare gli strumenti di marketing online e offline può essere la scelta vincente.

Organizzare eventi è una delle cose che più amo e che svolgo in modo accurato, perché so che un evento ben gestito porta risultati e successo a lungo termine.

Le fasi da seguire sono diverse e tutte importanti. Vediamole insieme.

Progettazione di un evento

La prima, iniziale, di progettazione, è quella che richiederà maggior attenzione.

Come si dice? Chi ben comincia è a metà dell’opera!

Ecco cosa non dovrai sottovalutare in questa fase:

• Pianificazione e progettazione dell’evento, identificando scopo e obiettivi;
• Stabilire un budget;
• Scelta della data e dell’orario adatti, tenendo conto dei diversi fattori che potrebbero creare intoppi o contrattempi;
• Scelta della location giusta in base all’evento da organizzare;
• Identificazione del target e calcolo del numero ipotetico di partecipanti;
•  Scelta del team che collaborerà alla realizzazione dell’evento;
• Definizione di un programma specifico dello svolgimento.

Bene. Adesso che hai messo tutto nero su bianco, rimboccati le maniche e organizza il tuo evento.

Dalla progettazione alla concretizzazione dell’evento

Dopo la fase iniziale, durante la quale attraverso un brainstorming stabilirai le basi con il team che ti aiuterà, dovrai poi lavorare sul concreto.

La cura dei dettagli

Il passaggio dalla fase di progettazione ai dettagli concreti potrebbe spaventare, ma la parte più importante è la cura dei particolari per non farsi sopraffare dalla visione d’insieme generica.

Focalizzare i passaggi da effettuare sarà indispensabile:

• Scegliere cosa noleggiare e le persone da assumere, che lavoreranno durante l’evento;
• Occuparsi dell’atmosfera della location, scegliendo un catering per il cibo e i professionisti che cureranno l’immagine dell’ambiente con fiori, palloncini o allestimenti adatti all’evento;
• Procurare le possibili attrezzature mancanti;
• Curare i dettagli, come controllare che ci sia un parcheggio disponibile o nelle vicinanze, che ci siano rampe di accesso per invalidi oppure se si fosse in un luogo chiuso che ci siano uscite di emergenza.

Da questo momento, se tutto è sotto controllo sarai a buon punto e potrai passare alla fase più delicata, quella della promozione dell’evento.

Perché, anche se tutto fosse perfetto, che evento sarebbe senza partecipanti?

La promozione di un evento

Ormai, la tradizionale (e superata!) separazione tra marketing online e marketing offline non ha più senso di esistere.

Sono due volti di una stessa medaglia, che presuppone una strategia di integrazione di tutte le sinergie che possono nascere tra questi due mondi.

Utilizza i canali online aziendali che hai a disposizione per potenziare la promozione dell’evento, come i profili social, il blog aziendale, il sito internet, l’email marketing.

Tutto ciò sarà molto utile per anticipare l’evento e creare aspettativa o buzz intorno a quello che accadrà.

Integrando questo tipo di promozione con quella offline della carta stampata, come la pubblicità su riviste e la creazione di inviti da inviare oppure volantini, dépliant e flyer da consegnare, avrai risultati sorprendenti.

Per molti degli eventi che ho organizzato e gestito, ho scelto di stampare pieghevoli a 4 facciate in formato A5 lungo, oppure volantini informativi in formato lungo, perché piccoli, maneggevoli e ottimi per uso informativo promozionale.

Per questo tipo di prodotti utilizzo da sempre la tipografia online Flyeralarm, perché risparmio sul costo ma non sulla qualità.

Il marketing online ti offrirà la possibilità di raccogliere importanti informazioni sui partecipanti all’evento e quindi su potenziali clienti, mentre il marketing offline ti permetterà di stabilire un contatto più umano per avvicinarli, farli sentire importanti e incuriosirli.

La gestione dell’evento

Dopo questa fase, arriverai alla gestione dell’evento vero e proprio, in cui sarà molto importante fare affidamento sul network con cui hai scelto di collaborare.

Delega e fidati di loro, cercando di avere sempre tutto sotto controllo perché gli imprevisti capiteranno sempre e la capacità di problem solving immediato è una caratteristica essenziale.

Come avrai capito, organizzare e gestire eventi aziendale o di settore non è assolutamente facile, c’è bisogno di una forte personalità con doti da leader, ma in una strategia di marketing sono fondamentali per creare lead e un’immagine aziendale riconoscibile.